Flash and Iris Grupo de Distribución, S.L.

Flash & Iris es un proveedor especializado en soluciones logísticas y postales integrales, que opera como 3PL autorizado y da servicio a clientes de distintos sectores mediante un almacén de 2.500 m² y unas 3.000 posiciones de estanterías. Complementa sus operaciones con redes consolidadas de transporte nacional e internacional, así como con servicios de marketing directo, telemarketing y gestión de trámites online. Con una facturación anual en el entorno de varios millones de euros y presencia principalmente en el mercado español, se ha consolidado como un actor relevante para empresas que buscan externalizar su logística y sus comunicaciones físicas de manera eficiente y fiable.

Plataforma ERP unificada para operaciones logísticas y postales

flashiris.net

Se implantó una plataforma ERP en entorno cloud como núcleo de inventario y expediciones, integrando sistemas heredados y automatizando el flujo completo desde la entrada de pedidos hasta la expedición y facturación. El proyecto permitió reducir drásticamente tareas manuales, mejorar la trazabilidad y dotar a Flash & Iris de una base tecnológica escalable para acompañar su crecimiento.

Reto

Con el crecimiento de la cartera de clientes y la diversificación de servicios (logística, postal, marketing directo, telemarketing y trámites online), la operación de Flash & Iris había ganado complejidad. Durante dos décadas se había construido un ecosistema tecnológico basado en desarrollos a medida y distintas bases de datos y APIs, dando lugar a múltiples piezas aisladas y difícilmente escalables.

La transferencia de información entre etapas clave —recepción, preparación de pedidos, expedición, facturación y notificaciones— dependía en gran medida de procesos manuales y hojas intermedias, lo que incrementaba la probabilidad de errores y retrabajos. La ausencia de una trazabilidad integral del inventario y de las expediciones generaba cuellos de botella operativos, tiempos muertos en el almacén y dificultades para anticipar roturas de stock o planificar la capacidad.

Al mismo tiempo, Flash & Iris mantenía una clara orientación a mejorar la calidad de servicio y la experiencia de sus clientes, y aspiraba a seguir creciendo en volumen y en complejidad de servicios sin incrementar proporcionalmente su estructura de costes. Para ello necesitaba una plataforma unificada que alineara procesos, datos y operación diaria.

Enfoque

Para abordar estos retos se implantó Odoo ERP en la infraestructura Odoo.sh como plataforma central de gestión de inventario, operaciones de almacén y expediciones, actuando como “sistema nervioso” entre los distintos sistemas existentes y los canales de entrada de pedidos.

El enfoque se estructuró en varias etapas:

• Diagnóstico y diseño de procesos: análisis detallado de los flujos end-to-end (recepción, almacenamiento, preparación, expedición, facturación y postventa), identificación de ineficiencias y definición del modelo objetivo de procesos y datos en el ERP.
• Modelo de inventario y logística: configuración de ubicaciones y estructuras de almacén, definición de reglas de reaprovisionamiento y flujos completos de picking, packing y expedición. Se incorporaron mecanismos de clasificación ABC automática y control de stock en tiempo real para mejorar la precisión y la previsión.
• Integración con sistemas heredados y frontales web: desarrollo de conectores bidireccionales entre el ERP y los sistemas existentes, así como publicación automática de información relevante hacia webs externas y portales de clientes, para mantener coherencia de datos sin intervención manual.
• Automatización operativa: orquestación automática del ciclo completo desde la entrada del pedido online hasta el picking, la generación de albaranes y facturas, la impresión de etiquetas de transporte y las reposiciones programadas en función del stock de seguridad.
• Formación y gestión del cambio: capacitación intensiva al equipo de Flash & Iris, con foco en autonomía para la operación diaria, parametrización y evolución de los flujos, minimizando la dependencia de terceros.
• Acompañamiento al arranque: fase de estabilización post go-live, ajuste fino de reglas y cuadros de mando operativos para supervisar productividad, niveles de servicio y uso de la capacidad del almacén.

Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.

Resultados

• Automatización extremo a extremo de los procesos clave, con una reducción significativa de tareas manuales y de retrabajos. Se estima una disminución de errores operativos del orden del 30–40%.
• Integración total de plataformas, eliminando silos de información entre sistemas heredados, ERP y webs externas, lo que se traduce en una gestión más ágil y coordinada de pedidos y expediciones.
• Trazabilidad completa del inventario y de las expediciones, incluyendo control por lotes/series y auditoría de movimientos, facilitando la gestión de incidencias, devoluciones y controles de calidad. 
  
• Mayor escalabilidad y resiliencia para incorporar nuevos clientes, servicios y volúmenes crecientes, apoyándose en reglas y flujos configurables en lugar de desarrollos ad hoc.
• Mejora de la calidad de servicio y de la satisfacción del cliente final, gracias a mejores plazos de preparación y entrega, menor número de incidencias y mayor visibilidad del estado de los envíos.
• Reducción del riesgo operativo al disminuir la dependencia de procesos manuales y de conocimiento tácito, apoyando una gestión más robusta y predecible de la operación logística y postal.