Certificados energéticos: de carpetas en Dropbox a un flujo trazable en Odoo
Migración del flujo de trabajo interno desde un modelo basado en archivos en Dropbox a un sistema centralizado en Odoo, con control de fases, etiquetado de documentos y automatismos. El proyecto ordena y profesionaliza el proceso de principio a fin, con más agilidad, trazabilidad y control interno.
Reto
Torino RC Ingenieros gestionaba la generación de certificados energéticos apoyándose sobre todo en estructuras de carpetas en Dropbox y en tareas manuales.
Al mismo tiempo, quería reforzar su posicionamiento en el sector, prepararse para gestionar un mayor volumen de certificados y mejorar tanto la experiencia interna del equipo como la imagen de profesionalidad ante sus clientes.
La dirección mostró una clara orientación a la mejora de procesos y a la digitalización, y vio en este proyecto una oportunidad para dar un salto de madurez operativa sin perder la flexibilidad propia de una empresa pequeña.
Solución
El proyecto se centró en transformar el proceso de generación de certificados energéticos en un flujo único, trazable y gestionado desde Odoo, que sustituye progresivamente a Dropbox como sistema principal de trabajo.
Se abordó mediante:
- Revisión y estandarización del proceso: análisis del flujo existente y definición de un ciclo de vida claro para cada certificado, con etapas y responsabilidades bien delimitadas.
- Centralización en Odoo: migración de la gestión operativa y documental a Odoo, que establece un punto único de control y seguimiento de los certificados.
- Automatización y soporte digital: incorporación de automatismos en puntos clave del flujo y puesta en marcha de un bot para agilizar la generación de documentos oficiales.
- Acompañamiento al equipo: adaptación progresiva del sistema junto con el equipo, priorizando la usabilidad y una adopción sencilla en el día a día.
Resultados
Aunque el proyecto aún no está finalizado, ya se observan mejoras claras:
- Trabajo unificado en Odoo en lugar de Dropbox, con mejor organización y acceso a la información.
- Más control del proceso, con visibilidad del estado de cada certificado y una planificación más sencilla.
- Mayor eficiencia operativa, gracias a las automatizaciones y al soporte digital en la generación de documentos.
- Imagen más profesional y base escalable, preparada para gestionar más volumen sin aumentar en la misma medida los costes.
