Web, CRM, eLearning, matrícula y pagos unificados en Odoo para una institución formativa

El principal objetivo de PROMERITS era consolidar una presencia digital moderna y coherente y, al mismo tiempo, integrar sus procesos académicos y comerciales en un único entorno sobre Odoo. La gestión previa se apoyaba en herramientas desconectadas que dificultaban la trazabilidad del estudiante desde la captación hasta la matriculación y el aprendizaje.

La organización identificó una oportunidad para unificar web, CRM, eLearning y pagos en un flujo continuo que mejorara la experiencia del usuario, redujera las tareas manuales y permitiera escalar de forma ordenada la oferta formativa. PROMERITS aportó una visión clara de sus procesos y un equipo comprometido, lo que facilitó un enfoque progresivo en varias fases.

El proyecto se estructuró en una migración web inicial y cuatro fases funcionales sobre Odoo.sh:

• Diseño y migración web: se analizó a fondo el sitio histórico para comprender la identidad, las audiencias y la propuesta educativa. Sobre esa base se definieron los pilares de la nueva identidad visual, se generó contenido audiovisual y se diseñó una página de inicio moderna y responsive. Se desarrollaron páginas clave como Estudios, Admisión y convalidaciones, complementadas con una landing comercial tipo. La publicación incluyó SEO on-page básico e indexación en Google Search Console.
• Base técnica en Odoo.sh y formulario de matriculación: se creó la base de datos en Odoo.sh, se habilitaron los usuarios y se construyó un formulario de matriculación que permitió capturar demanda estructurada desde el primer día y estableció la trazabilidad necesaria hacia el CRM y el eLearning.
• CRM y eLearning integrados: se diseñó un flujo de CRM adaptado a la captación y la admisión, conectado con los formularios web. En paralelo se configuró el eLearning —cursos, lecciones y evaluaciones—, alineando la estructura académica y el catálogo para habilitar la activación automática del curso tras la venta.
• Catálogo de productos y migración histórica: cada curso se modeló como un producto vinculado a su contenido de eLearning. Se preparó la importación histórica desde HubSpot mediante scripts de mapeo y validación, lo que redujo los errores y garantizó la continuidad del dato.
• Pasarela de pago: se configuró Redsys mediante un módulo de la OCA para completar el circuito de cobro y cerrar el flujo integral, desde la captación hasta el acceso al curso.

Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.

• Integración completa del ciclo de vida del estudiante: captación, admisión, pago y acceso al curso en un único ecosistema.
• Reducción estimada del 20–30% del tiempo administrativo, gracias a las automatizaciones en el CRM, la matriculación y la activación de cursos.
• Mejora sustancial de la experiencia digital, con una web moderna, responsive y optimizada para SEO.
• Aumento potencial del 15–25% en la conversión comercial, gracias a la trazabilidad continua desde el formulario hasta la venta.
• Unificación del back-office académico y comercial, que mejora la calidad del dato y permite un reporting centralizado.
• Base tecnológica escalable, preparada para incorporar nuevas titulaciones, más automatizaciones y la expansión internacional.