Microsoft 365 en orden y soporte ofimático gestionado para un despacho de abogados
Ordenación del entorno Microsoft 365 de Gómez Tena Corporate y puesta en marcha de un soporte ofimático recurrente (licencias, tenant, correo y herramientas de productividad) para mejorar la continuidad operativa, reducir incidencias y optimizar el coste de licencias y de gestión interna.
Reto
El crecimiento del despacho y la incorporación progresiva de profesionales habían generado un uso intensivo, pero poco homogéneo, de las herramientas ofimáticas y del correo electrónico.
El entorno Microsoft 365 (tenant, licencias, altas y bajas, accesos) se gestionaba de forma reactiva, con visibilidad limitada sobre las licencias que realmente se utilizaban y con incidencias frecuentes de correo, sincronización y acceso a documentos.
La dirección del despacho buscaba:
- Ganar orden y gobierno sobre su entorno Microsoft 365.
- Reducir las interrupciones derivadas de problemas ofimáticos.
- Contar con un soporte ágil y profesional que liberase tiempo del equipo interno para centrarse en la actividad jurídica.
Solución
El proyecto se estructuró en tres líneas principales:
1. Diagnóstico del entorno Microsoft 365
- Inventario de las licencias existentes y análisis de su uso por perfil de usuario.
- Revisión del tenant: estructura básica, grupos, almacenamiento y principales políticas de acceso.
2. Rediseño del modelo de licenciamiento y gobierno
- Definición de un esquema objetivo de licencias por rol (socios, asociados, personal de apoyo).
- Ajuste de las asignaciones para eliminar redundancias y alinear las capacidades con las necesidades reales.
- Pautas sencillas de gobierno: cómo gestionar altas y bajas, accesos a buzones compartidos, almacenamiento y compartición de documentos.
3. Soporte ofimático y de correo recurrente
- Puesta en marcha de un canal de soporte para incidencias de Outlook, problemas de sincronización, accesos y herramientas ofimáticas.
- Definición de tiempos de respuesta y resolución, escalado y registro de incidencias para identificar patrones.
- Acompañamiento al usuario final con pequeñas píldoras formativas y buenas prácticas de uso de Microsoft 365.
Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.
Resultados
Menos incidencias y mayor continuidad operativa
- Disminución estimada del 30–40% en el volumen de incidencias de correo y ofimática, con menos interrupciones en el trabajo de los abogados.
- Disponibilidad de las herramientas clave (correo, Office, almacenamiento) en niveles superiores al 99,5%.
Optimización del coste de licencias
- Reajuste del parque de licencias, con ahorros estimados del orden del 10–15% sin pérdida de funcionalidad.
- Mayor control sobre las altas y bajas de usuarios, que evita licencias infrautilizadas.
Más claridad y control para la dirección
- Visibilidad consolidada del entorno Microsoft 365, que facilita las decisiones de crecimiento, contratación y refuerzo del equipo.
- Menos tiempo de socios y personal interno dedicado a resolver problemas técnicos, que se traslada a horas de mayor valor para el cliente final.
Una base tecnológica más sólida para crecer
- Un entorno de productividad y colaboración estructurado, preparado para soportar el crecimiento del despacho y sus nuevas iniciativas digitales.
