Colegio Profesional de Politólogos y Sociólogos de la Comunidad de Madrid
El Colegio Profesional de Politólogos y Sociólogos de la Comunidad de Madrid (COLPOLSOC) es una corporación de derecho público que ofrece servicios de colegiación, asesoramiento, formación, bolsa de empleo y representación institucional a los profesionales de la ciencia política y la sociología. Con una base creciente de colegiados y una intensa actividad formativa y de servicios, se ha consolidado como actor relevante en su ámbito, gestionando de forma continuada altas de colegiados, cuotas, cursos, ofertas de empleo y la coordinación con otros colegios territoriales.
Transformación digital integral de la gestión colegial con Odoo
Entre 2022 y 2023, COLPOLSOC emprendió un proyecto de transformación digital para simplificar y modernizar sus procesos de gestión y administración, utilizando Odoo como plataforma central. El trabajo combinó consultoría de procesos, consolidación de datos e implantación tecnológica para unificar la información, digitalizar la relación con los colegiados y profesionalizar la gestión interna con una plataforma escalable.
Reto
COLPOLSOC partía de un entorno de información disperso, con varias bases de datos independientes, procesos administrativos en gran medida manuales y una experiencia digital del colegiado mejorable. Esta configuración dificultaba disponer de una visión única del colegiado, hacía más complejas tareas clave como la facturación, la gestión de cursos o la bolsa de empleo y limitaba la capacidad de crecimiento. El Colegio identificó esta situación como una oportunidad para rediseñar sus procesos con criterios de eficiencia y servicio, apoyándose en una solución integrada que estuviera alineada con las particularidades de una institución colegial.
Enfoque
El proyecto se estructuró en tres grandes fases. En la primera, se realizó un levantamiento exhaustivo de procesos y una consolidación de las bases de datos, unificando tres fuentes con más de 10.000 contactos cada una y más de 1.000 campos en un modelo simplificado de alrededor de 30 campos clave, corrigiendo registros y definiendo los nuevos flujos objetivo.
En la segunda fase, se configuró Odoo para la gestión de contactos y colegiados (incluyendo formularios de actualización de datos y segmentación por colegio territorial), administración y documentación, facturación con domiciliación SEPA y Redsys, presencia digital integrada (web conectada con Odoo y marketplace de cursos) y servicio de empleo (ofertas nativas, formularios de candidatos y automatización de comunicaciones).
En la tercera fase se consolidó el uso en producción, con facturación de nuevas colegiaciones y cursos desde Odoo, publicación operativa de ofertas, plantillas de firma electrónica y eLearning, junto con un sistema de backups y validación periódica de datos.
Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.
Resultados
- Unificación de tres bases de datos en un repositorio único y depurado, con mejora significativa de la calidad de la información y una visión 360º del colegiado.
- Simplificación y estandarización de los procesos de colegiación, facturación, formación y empleo, con reducciones estimadas de tiempos administrativos del orden del 20–30%.
- Mejora de la gestión de cobros mediante facturación centralizada y medios de pago integrados (SEPA y Redsys), reduciendo errores y retrabajos en torno al 15–20%.
- Experiencia digital del colegiado más integrada, gracias a la conexión entre web, cursos, actualización de datos y servicios online, aumentando el uso y la satisfacción con los canales digitales.
- Base tecnológica escalable que refuerza la capacidad del Colegio para crecer, lanzar nuevos servicios digitales y tomar decisiones basadas en información fiable y actualizada.
