De hojas de Excel a una tienda online con stock en tiempo real sobre Odoo

El Poder del Vapor gestionaba su catálogo, sus tarifas y sus existencias en hojas de Excel independientes, lo que exigía un esfuerzo manual elevado y suponía un riesgo recurrente de incoherencias en precios, stock y referencias. Esta forma de trabajar dificultaba la apertura de un canal online, porque no existía una «fuente única de verdad» para productos e inventario.

La tienda detectó una oportunidad clara: consolidar toda la información en una única plataforma, disponer de control de stock en tiempo real y habilitar una tienda online que extendiera su alcance más allá del punto de venta físico. El reto era hacer la transición sin interrumpir la operativa diaria, aprovechando el conocimiento del equipo y manteniendo la cercanía que caracteriza a la tienda.

El proyecto se estructuró en varios bloques de trabajo coordinados sobre Odoo:

• Tienda online en Odoo con eCommerce integrado: se diseñó y configuró un sitio web con tienda online responsive, alineado con la imagen de El Poder del Vapor y orientado a una experiencia de compra sencilla y segura. El eCommerce se conectó directamente con la base de datos de productos e inventario para garantizar que los precios, las descripciones y el stock visibles en la web estuvieran siempre actualizados.
• Migración de datos desde Excel a Odoo: se preparó la importación desde las hojas de cálculo existentes, consolidando productos, variantes, categorías y tarifas en una única base de datos. El proceso permitió depurar duplicidades, homogeneizar nombres y estructuras y establecer un modelo de datos robusto para la gestión futura del catálogo.
• Gestión de almacén e inventario en tiempo real: se activó el módulo de inventario de Odoo para registrar existencias, movimientos y ajustes, así como alertas de stock mínimo. Con ello, la tienda obtuvo trazabilidad de entradas y salidas, redujo las roturas de stock y mejoró la planificación de compras.
• Promociones, descuentos y reglas de precios: se configuraron reglas de precios, cupones y campañas temporales, que permiten a El Poder del Vapor lanzar promociones con rapidez, medir su impacto y ajustar la política comercial sin modificar a mano hojas de cálculo.
• Operativa de venta integrada: se integraron pasarelas de pago y métodos de envío, y se automatizaron las confirmaciones, los correos y las notificaciones al cliente. El flujo pedido–pago–envío quedó trazado dentro de Odoo, lo que facilita el seguimiento y la atención posventa.
• Formación y acompañamiento al equipo: se formó al personal en el uso diario del catálogo, los pedidos, la logística y las promociones, para asegurar la adopción de la herramienta y reducir la dependencia de Excel.

Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.

• Control centralizado del catálogo y del inventario en una única base de datos, sin las duplicidades ni los errores derivados de la gestión en Excel.
• Apertura del canal online, con una experiencia de compra clara, medible y conectada al stock real, que amplía el alcance más allá de la tienda física.
• Agilidad comercial: capacidad para lanzar promociones, ajustar precios y gestionar descuentos desde Odoo en cuestión de minutos, sin reprocesar ficheros.
• Eficiencia operativa: reducción estimada del 20–30% del tiempo dedicado a tareas manuales de actualización del catálogo y control de stock, y mejor trazabilidad de pedidos y existencias.
• Soporte al crecimiento: un sistema integrado que permite escalar el volumen de pedidos y ampliar el catálogo manteniendo el control y la calidad del servicio, tanto en el punto de venta físico como en el canal online.

Con este proyecto, El Poder del Vapor ha pasado de una gestión fragmentada, basada en hojas de cálculo, a una plataforma sólida sobre Odoo que sustenta su evolución comercial y operativa a medio y largo plazo.