Optimización del ciclo comercial y migración a un CRM basado en Odoo

El crecimiento continuado de Ekhi Energy ponía a prueba las capacidades de su CRM anterior, suficiente en las etapas iniciales pero limitado para acompañar la nueva escala del negocio.

Las principales oportunidades de mejora eran:

• La escalabilidad del sistema, que no permitía gestionar con agilidad un volumen creciente de leads, oportunidades y proyectos de alto valor.
• La trazabilidad completa del ciclo comercial, desde el primer contacto hasta el cierre del contrato: resultaba difícil seguir hitos, responsables y probabilidades de cierre.
• La adaptación al sector energético, ya que la herramienta no recogía de forma nativa la complejidad técnica y financiera de los proyectos (horizonte temporal, escenarios de precios, retornos esperados, riesgos asociados, etc.).

Ekhi Energy, con una fuerte orientación a datos y una clara ambición de expansión, buscaba profesionalizar su ciclo comercial, ganar visibilidad sobre su pipeline y disponer de una base sólida para priorizar oportunidades y tomar decisiones de inversión y desarrollo de negocio.

El proyecto se planteó como una transformación integral del ciclo comercial apoyada en una nueva plataforma de CRM basada en Odoo, con tres grandes pilares.

1. Transición a una nueva plataforma de CRM

• Inventario y limpieza de los datos comerciales existentes, identificando duplicidades, incoherencias y campos obsoletos.
• Migración estructurada de los datos históricos al nuevo CRM, asegurando en todo momento la integridad y la consistencia de la información.
• Transición planificada por fases (configuración, migración piloto, validación con usuarios clave y despliegue completo) para minimizar riesgos y asegurar la continuidad del negocio.

2. Adaptación del CRM al negocio energético

• Modelos de datos personalizados que reflejan la realidad de los proyectos energéticos de Ekhi Energy: características técnicas, parámetros económicos, calendario de hitos y actores implicados.
• Flujos de trabajo específicos para el sector, con etapas de análisis de viabilidad, diseño técnico, negociación y cierre, y con campos obligatorios y reglas de negocio que mejoran la calidad de la información.
• Cálculos y métricas clave en el propio CRM (por ejemplo, indicadores de viabilidad y rentabilidad de proyectos a alto nivel) para facilitar la priorización de oportunidades.

3. Integración con herramientas existentes

• Como algunos actores externos seguían operando sobre la plataforma anterior, se implementó una integración automatizada entre ambos sistemas.
• La integración sincroniza a diario los datos relevantes (oportunidades, estados, información básica de clientes y proyectos), lo que reduce tareas manuales y evita inconsistencias.
• Alertas y controles básicos detectan posibles discrepancias y mantienen el pipeline alineado en todas las plataformas.

Ciertos detalles técnicos de la solución se han simplificado u omitido para cumplir con acuerdos de confidencialidad y políticas de Seguridad de la Información.

• Mayor eficiencia en la gestión del ciclo comercial, con una reducción estimada del orden del 20–30% en el tiempo dedicado a tareas administrativas y de consolidación de información, de modo que los equipos comerciales se centran más en actividades de valor.
• Visibilidad completa y actualizada del pipeline comercial, con una única fuente de verdad sobre leads y oportunidades que facilita la planificación de recursos, la priorización de proyectos y la alineación entre dirección comercial, operaciones y finanzas.
• Mejor calidad y trazabilidad de la información, con un seguimiento claro de todas las etapas del ciclo comercial, responsables asignados y fechas de los principales hitos, lo que reduce el riesgo de perder oportunidades o sufrir retrasos por falta de seguimiento.
• Capacidad reforzada de decisión basada en datos, gracias a cuadros de mando y métricas consolidadas que permiten analizar el pipeline por segmento, tamaño de proyecto, probabilidad de cierre y retorno esperado, entre otros criterios.
• Base escalable para el crecimiento futuro, con un CRM alineado con la complejidad técnica y financiera del sector energético y preparado para soportar un mayor volumen de oportunidades y la expansión geográfica.

En conjunto, la iniciativa ha permitido a Ekhi Energy profesionalizar y escalar su modelo de gestión comercial, apoyar su estrategia de crecimiento y reforzar su capacidad para seleccionar y ejecutar los proyectos energéticos de mayor valor para la compañía y sus clientes industriales.