Digitalización comercial para el autoconsumo solar colectivo

Barter se encontraba en pleno crecimiento, con un modelo de negocio innovador basado en comunidades solares y soluciones de recarga eléctrica que exigía gestionar un volumen creciente de leads, estudios de viabilidad, ofertas y procesos de facturación. La compañía operaba con distintos sistemas transaccionales y con procesos manuales que consumían tiempo, dificultaban la trazabilidad de la información y generaban dependencia de tareas administrativas de poco valor añadido.

El reto pasaba por disponer de una capa informacional integrada que conectara los sistemas del día a día, automatizar tareas repetitivas (como la lectura de facturas o el envío de documentación), industrializar el cálculo de ofertas complejas basadas en múltiples variables (económicas, financieras, operativas y meteorológicas) y habilitar una analítica más robusta para el seguimiento de objetivos. Además, era clave facilitar la colaboración con su red de partners mediante mecanismos sencillos para registrar oportunidades de negocio directamente en sus sistemas comerciales.

Para responder a este reto se diseñó e implantó un conjunto de soluciones digitales complementarias, con una visión de plataforma:

• Sistema informacional. Integra los distintos sistemas transaccionales con los que Barter opera en su día a día. Esta capa de integración permite centralizar los datos y explotarlos después, tanto en los propios flujos de integración como en cuadros de mando y otras herramientas analíticas, y crea una única versión fiable de la información.
• Validación de localizaciones con datos catastrales. Se desarrolló una herramienta basada en datos catastrales que automatiza la validación de la localización de una planta solar: evalúa el potencial de la zona en función del número de viviendas y comercios de un entorno geográfico cercano. Así se priorizan las ubicaciones con mejor potencial de autoconsumo colectivo y se reducen los tiempos de la fase de estudio y dimensionamiento.
• Lectura automática de facturas y facturación. En el ámbito comercial se implementó la lectura automática de las facturas de energía de los potenciales clientes mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR): los datos relevantes se extraen y se almacenan directamente en el CRM, lo que elimina la introducción manual y reduce errores. De forma complementaria se automatizó el proceso de facturación, con la generación y el envío de autofacturas a lo largo del ciclo de venta. Los documentos se emiten automáticamente a medida que las oportunidades avanzan en el pipeline o cumplen determinados criterios, lo que asegura consistencia y trazabilidad documental.
• Cuadros de mando operativos y financieros. Permiten monitorizar el cumplimiento del presupuesto, el avance frente a los objetivos definidos por el comité de dirección y los principales indicadores de actividad comercial y operativa. Ofrecen visibilidad en tiempo casi real y facilitan la toma de decisiones basada en datos.
• Calculadora de ofertas. Un componente clave del proyecto: una aplicación integrada en la interfaz del CRM comercial. A través de un formulario sencillo dentro de la ficha del lead, los empleados introducen un conjunto reducido de datos y un modelo matemático alojado en la nube calcula automáticamente la oferta óptima. El modelo tiene en cuenta variables económicas, financieras, operativas y meteorológicas, y estima la oferta que se podrá presentar al cliente en función de la potencia y la producción estimada de la planta que se instalará en su tejado o comunidad solar. El sistema genera además una URL única que muestra la oferta al cliente, que puede revisarla y descargar el documento las veces que necesite.
• Formulario específico para colaboradores. Permite a la red de colaboradores de Barter registrar de forma sencilla potenciales oportunidades. A través del formulario se crean automáticamente en el CRM el contacto, el negocio y las asociaciones entre ambos, y los campos se completan a partir de los datos del colaborador y del potencial cliente. La solución reduce fricciones en la captura de oportunidades, homogeneiza la información que llega desde terceros y fortalece el canal de colaboración como palanca de crecimiento.

La puesta en marcha de este conjunto de soluciones ha permitido a Barter automatizar y simplificar procesos internos clave, y liberar tiempo del equipo para tareas de mayor valor añadido, como el diseño de comunidades solares, el acompañamiento a clientes y la expansión del modelo.

• La integración informacional y los cuadros de mando han mejorado de forma significativa la visibilidad sobre el negocio, y facilitan el seguimiento de objetivos y la toma de decisiones basada en datos.
• La automatización de la lectura de facturas y del proceso de facturación ha reducido de manera importante los tiempos administrativos y los errores asociados a la gestión manual.
• La calculadora de ofertas ha acelerado el tiempo de respuesta comercial y ha aportado consistencia y rigor a las propuestas, lo que incrementa la probabilidad de conversión.
• El formulario de colaboradores ha profesionalizado el canal de partners y ha aumentado la cantidad y la calidad de las oportunidades registradas.

En conjunto, se estima una mejora relevante en la eficiencia operativa, en la experiencia del cliente a lo largo de todo el ciclo comercial y en la capacidad de Barter para escalar su modelo de autoconsumo solar colectivo y movilidad sostenible manteniendo el control y la calidad del servicio.

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