Servicios Estudiantiles Integrales, S.L.

Mundo Estudiante es una organización educativa de referencia en España, centrada en el refuerzo académico y el acompañamiento personalizado a estudiantes de diferentes niveles formativos. Con 45 años de trayectoria, ha formado a más de 80.000 alumnos, consolidando un modelo basado en la enseñanza individualizada y flexible. Su metodología propia, el Método Barbeito, y su foco en resultados se reflejan en una valoración media de 4,9 sobre 5 y un 93% de éxito en los objetivos académicos, posicionando a la compañía como uno de los actores más reconocidos en su segmento.

Chatbot Comercial Inteligente sobre Arquitectura AWS para la Captación y Priorización de Leads

Se diseñó e implementó un chatbot comercial inteligente, soportado sobre una arquitectura cloud en AWS, como primera palanca de una estrategia de ventas digitales basada en inteligencia artificial. La solución automatiza la atención inicial al estudiante, filtra y prioriza leads según su probabilidad de conversión y aporta analítica en tiempo casi real, reduciendo el tiempo de respuesta a segundos y mejorando significativamente la calidad de las oportunidades comerciales.

Reto

Mundo Estudiante se encontraba en un contexto de creciente digitalización del sector educativo, con un volumen creciente de solicitudes online y la necesidad de mejorar tanto la agilidad como la efectividad de su proceso comercial digital. Entre las principales oportunidades de mejora identificadas se encontraban:

Formularios de contacto genéricos, sin segmentación ni filtrado de leads, lo que dificultaba diferenciar oportunidades de alto valor de consultas menos cualificadas.
Tiempos de respuesta elevados, especialmente fuera del horario laboral, con el consiguiente riesgo de pérdida de oportunidades.
Ausencia de un sistema estructurado de priorización en el CRM en función del potencial de conversión de cada lead.
Falta de indicadores consolidados y de una visión analítica integrada del funnel digital (conversiones, coste por lead, tiempos de respuesta, etc.).

Como organización orientada al estudiante y al dato, Mundo Estudiante buscaba dar un salto cualitativo en su estrategia de captación digital: ofrecer una atención inmediata, coherente con su propuesta de valor, y disponer de mecanismos inteligentes que ayudasen a su equipo comercial a concentrarse en las oportunidades con mayor probabilidad de convertirse en alumnos.

Enfoque

Para abordar estos retos se diseñó una arquitectura modular sobre AWS que integra capacidades conversacionales, predictivas y analíticas en un mismo flujo de captación y gestión de leads:

Asistente conversacional inteligente en la web:
Se desarrolló un chatbot comercial utilizando servicios de conversación y modelos de lenguaje avanzados en entorno AWS, apoyados en una base de conocimiento indexada. El asistente es capaz de:
- Atender al usuario de forma inmediata en la web, guiando la conversación y recogiendo la información clave del lead.
- Filtrar automáticamente los leads que solicitan clases gratuitas u otros servicios, aplicando reglas de negocio predefinidas.
- Ofrecer respuestas verificadas mediante un enfoque de Retrieval Augmented Generation (RAG), priorizando siempre la información validada en la base de conocimiento, con un tono natural, conciso y alineado con la identidad de la marca.
Modelo predictivo de priorización de leads:
En una segunda fase, se integró un modelo de machine learning desplegado sobre Amazon SageMaker, entrenado con históricos de leads y resultados comerciales. Este modelo estima la probabilidad de conversión de cada nuevo lead, generando una prioridad automática que se integra con el CRM y permite:
- Ordenar la cola de seguimiento comercial en función del potencial de conversión.
- Enfocar el esfuerzo del equipo en las oportunidades de mayor valor.
- Diseñar reglas de acción diferenciadas según el segmento (seguimiento inmediato, contacto telefónico, nutrición automatizada, etc.).
Analítica integrada y cuadro de mando de conversión:
Por último, se construyó un cuadro de mando en Amazon QuickSight, alimentado mediante servicios de integración de datos en AWS, que consolida los principales KPIs del funnel digital:
- Conversión por canal y tipo de lead.
- Coste por lead y coste por oportunidad cualificada.
- Tiempos de respuesta y niveles de servicio del chatbot.
  Esta capa analítica permite a negocio tomar decisiones basadas en datos en tiempo casi real, testear mejoras en el flujo conversacional y ajustar campañas y recursos comerciales.

Ciertos detalles técnicos de la arquitectura y la configuración de los modelos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.

Resultados

Respuesta inmediata al usuario:
Reducción del tiempo de respuesta inicial a menos de cinco segundos para los contactos que llegan a través de la web, transformando la experiencia del estudiante y alineándola con las expectativas digitales actuales.
Mejora de la calidad de las oportunidades comerciales:
Gracias al filtrado automático y a la priorización inteligente basada en modelos predictivos, se estima un incremento de más del 35% en la calidad de las oportunidades calificadas (qualified leads), con un funnel comercial más limpio y enfocado.
Optimización del coste por lead y del esfuerzo comercial:
La automatización de la atención inicial y la clasificación inteligente permiten una reducción significativa del coste por lead, estimada en el entorno del 15–25%, al tiempo que el equipo comercial dedica más tiempo a leads de alto potencial, mejorando el ROI de cada interacción.
Visibilidad integral del funnel digital:
El cuadro de mando en QuickSight proporciona una visión consolidada de conversiones, costes y tiempos de respuesta, habilitando una gestión más proactiva del funnel y facilitando la experimentación (A/B testing en mensajes, flujos conversacionales, campañas, etc.).
Base para una estrategia de ventas digitales basada en IA:
La infraestructura desplegada establece los cimientos para seguir incorporando nuevos casos de uso de inteligencia artificial y automatización (seguimiento proactivo, recomendación de servicios, personalización avanzada), reforzando el posicionamiento de Mundo Estudiante como referente en innovación educativa y en experiencia digital del estudiante.