Gómez Tena Corporate, S.L.

Gómez Tena Corporate es un despacho de abogados con sede en Madrid, orientado a ofrecer asesoramiento jurídico especializado en seguros y en múltiples áreas del derecho para clientes particulares, empresas y aseguradoras. Con un equipo altamente especializado y varios años de experiencia acumulada, el despacho combina un enfoque cercano con estándares de servicio propios de firmas de primer nivel, operando principalmente en el mercado español y gestionando asuntos también en el ámbito internacional.

Optimización del Entorno Microsoft 365 y Soporte Ofimático Gestionado

Se acompañó a Gómez Tena Corporate en la ordenación de su entorno Microsoft 365 y en la puesta en marcha de un soporte ofimático recurrente (gestión de licencias, tenant, incidencias de correo y herramientas de productividad), con el objetivo de mejorar la continuidad operativa, reducir incidencias y optimizar los costes asociados a licencias y gestión interna.

Reto

El crecimiento del despacho y la incorporación progresiva de profesionales había generado un uso intensivo pero poco homogéneo de las herramientas ofimáticas y del correo electrónico.

La gestión del entorno Microsoft 365 (tenant, licencias, altas/bajas, accesos) se realizaba de forma reactiva, con visibilidad limitada sobre qué licencias se utilizaban realmente y con incidencias frecuentes en correo, sincronización y acceso a documentos.

La dirección del despacho buscaba:

• Ganar orden y gobierno sobre su entorno Microsoft 365.
• Reducir las interrupciones derivadas de problemas ofimáticos.
• Contar con un soporte ágil y profesional que liberase tiempo del equipo interno para centrarse en la actividad jurídica.

Enfoque

El proyecto se estructuró en tres líneas principales:

1. Diagnóstico del entorno Microsoft 365
   • Inventario de licencias existentes y análisis de su uso por perfil de usuario.
   • Revisión del tenant: estructura básica, grupos, almacenamiento y principales políticas de acceso.
2. Rediseño del modelo de licenciamiento y gobierno
   • Definición de un esquema objetivo de licencias por rol (socios, asociados, personal de apoyo).
   • Ajuste de asignaciones para eliminar redundancias y alinear capacidades con necesidades reales.
   • Establecimiento de pautas sencillas de gobierno: cómo gestionar altas/bajas, accesos a buzones compartidos, almacenamiento y compartición de documentos.
3. Soporte ofimático y de correo de forma recurrente
   • Puesta en marcha de un canal de soporte para incidencias de Outlook, problemas de sincronización, accesos y herramientas ofimáticas.
   • Definición de tiempos de respuesta y resolución, escalado y registro de incidencias para identificar patrones.
   • Acompañamiento al usuario final mediante pequeñas píldoras formativas y buenas prácticas en el uso de Microsoft 365.

Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.

Resultados

• Reducción de incidencias y mayor continuidad operativa
  • Disminución estimada del 30–40% en el volumen de incidencias relacionadas con correo y ofimática, reduciendo interrupciones en el trabajo de los abogados.
  • Mejora de la disponibilidad de las herramientas clave (correo, Office, almacenamiento) hasta niveles superiores al 99,5%.
• Optimización de costes de licencias
  • Reajuste del parque de licencias, con ahorros estimados del orden del 10–15% sin pérdida de funcionalidad.
  • Mayor control sobre altas y bajas de usuarios, evitando licencias infrautilizadas.
• Mayor claridad y control para la dirección
  • Visibilidad consolidada del entorno Microsoft 365, facilitando decisiones de crecimiento, contratación y refuerzo del equipo.
  • Reducción del tiempo dedicado por socios y personal interno a resolver problemas técnicos, que se traslada a horas de mayor valor para el cliente final.
• Base tecnológica más sólida para el crecimiento del despacho
  • Un entorno de productividad y colaboración estructurado, preparado para soportar el crecimiento y nuevas iniciativas digitales del despacho.

Presencia Digital y Control de Presencia Integrados en Odoo

Se diseñó y publicó la nueva web corporativa de Gómez Tena Corporate sobre Odoo, y se implantó un sistema de control de presencia y registro horario integrado en la misma plataforma. El objetivo fue reforzar la imagen digital del despacho, facilitar la captación de contactos cualificados y asegurar el cumplimiento de la normativa de control horario reduciendo la carga administrativa interna.

Reto

Por un lado, el despacho necesitaba una web moderna que reflejara su especialización en seguros y sus principales áreas de práctica, y que además fuera fácilmente gestionable a nivel de contenidos por el propio equipo sin depender constantemente de terceros técnicos. La presencia digital anterior no reflejaba plenamente el posicionamiento ni la propuesta de valor de la firma.

Por otro lado, la gestión del registro horario se realizaba con procesos manuales (hojas de cálculo, registros dispersos), lo que suponía:

• Mayor riesgo en términos de cumplimiento de la normativa de control horario.
• Dedicación significativa de tiempo administrativo a consolidar información.
• Dificultad para generar evidencias claras en caso de inspecciones.

La dirección buscaba una solución integrada, sencilla y escalable que le permitiera, sobre una única plataforma, gestionar tanto la web corporativa como el control de presencia del personal.

Enfoque

El enfoque se articuló en dos frentes, utilizando Odoo como plataforma común:

1. Desarrollo de la web corporativa en Odoo
   • Definición de la estructura de contenidos: páginas de inicio, áreas de práctica, equipo, contacto y secciones específicas para el ámbito de seguros.
   • Diseño de la web con foco en claridad, confianza y orientación a conversión (formularios de contacto y consulta jurídica).
   • Implementación sobre Odoo como CMS, permitiendo que el despacho actualice textos, noticias y contenidos sin intervención técnica.
   • Configuración básica orientada a SEO on-page (estructura de URLs, metadatos, jerarquía de contenidos) para favorecer el tráfico orgánico cualificado.
2. Implantación de control de presencia con Odoo
   • Análisis de las casuísticas de jornada: trabajo presencial, remoto y posibles desplazamientos.
   • Parametrización de un módulo de control de presencia en Odoo, permitiendo el fichaje de entrada y salida, así como la gestión de ausencias, vacaciones e incidencias.
   • Puesta en marcha de informes estándar y exportables para disponer de evidencias ante una posible inspección laboral.
   • Formación al personal para garantizar un uso homogéneo del sistema y una correcta interpretación de los informes.

El uso de Odoo como plataforma única permitió simplificar la gestión tecnológica y concentrar capacidades web y de gestión interna dentro de un mismo entorno. Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.

Resultados

• Presencia digital alineada con el posicionamiento del despacho
  • Publicación de la nueva web www.gomeztena.com, con contenidos claros por áreas de práctica y un relato mejor estructurado de la especialización en seguros.
  • Mejora notable de la imagen percibida por clientes y potenciales clientes, reforzando la confianza en el despacho.
  • Incremento estimado del 50–70% en el tráfico orgánico y de un 20–30% en los contactos entrantes cualificados a través de la web en los primeros meses.
• Gestión de contenidos más autónoma y ágil
  • El equipo del despacho puede actualizar textos, noticias, perfiles de abogados y áreas de especialización directamente en Odoo, reduciendo tiempos y costes de cambio.
  • Mayor capacidad para adaptar rápidamente los mensajes a nuevas líneas de servicio o cambios regulatorios.
• Cumplimiento de normativa de control horario y reducción de riesgo
  • Registro sistemático de la jornada laboral del equipo, con un sistema trazable y auditable.
  • Mayor tranquilidad de la dirección ante posibles inspecciones, al disponer de informes y evidencias consolidadas.
• Ahorro de tiempo administrativo y eficiencia operativa
  • Reducción estimada del 70–80% del tiempo dedicado anteriormente a consolidar y revisar registros horarios manuales.
  • Simplificación de la gestión de vacaciones, ausencias e incidencias dentro de Odoo, en un único punto de control.
• Plataforma común para evolucionar otros procesos
  • Base tecnológica sobre Odoo preparada para extenderse en el futuro a otros ámbitos (gestión de expedientes, CRM, reporting, etc.), sobre la que el despacho puede seguir construyendo su agenda de transformación digital.