Pago de Nómina

ESTO DEBE DE DETALLARSE EN EL PROCESO SUBYACENTE

Proceso

1. Singular envía a ASPASA el día 25 del mes en curso, en caso de ser fin de semana se hará el lunes más próximo a ese día.
2. Este listado tiene varias partidas que se detallan en este otro procedimiento.
3. ASPASA envía a Singular el listado de nóminas en un PDF único + el fichero con las órdenes de pago en formato XML.  Este fichero tendrá como título Nóminas AAAA-MM.pdf siendo AAAA el año y MM el mes. Ejemplo: Si es enero del 2024 será Nóminas 2024-01 y se incluirá el número 0 en la nomenclatura. ASPASA tiene dos opciones para subir las nóminas:
4. 1. Enviará el email [email protected].
   2. Subirá a esta URL tokenizada. ​
5. Odoo genera automáticamente una actividad asociada a estos ficheros para el responsable de Singular. Esta actividad incluye:
6. 1. Pago de las nóminas.
   2. Etiquetado de las mismas en Odoo Documents con sus correspondientes etiquetas.
7. El responsable de Singular subirá manualmente el XML (orden de adeudo) al banco para proceder a su pago. Esto debe de quedar hecho el día 28 del mes. En caso de ser fin de semana se hará el viernes más próximo al día 28.
8. Un usuario con firma en el banco firmará la orden de pago.
9. ASPASA enviará a los empleados que lo soliciten la nómina individual a su correo personal. (ASPASA ha solicitado previamente este correo personal a los empleados para el envío. Singular ha incluido el facilitar esta información como parte de plan de onboarding.

Control Pagos Salario, Nómina y Complementos

El control de pagos se hace en el siguiente documento

Control de Pagos

Recursos

Mail de Ejemplo

Asunto: Singular: Nominas 2024-08

CC: Carlos Pascual Adell <[email protected]>, Rodrigo González Pulido <[email protected]>

Freelancers:

Las personas que presten servicios de manera independiente, ya sea regular o irregularmente, deben enviar a [email protected] la/s factura/s correctamente cualificadas, con los detalles correspondientes en cada linea (descripcion del servicio, cantidades, precios netos, impuestos y/o retenciones en caso de corresponder). Las mismas deben ser enviadas antes del dia 28 de cada mes o día laborable anterior en caso de que el mismo fuese festivo o no laborable.

Responsables

• Singular: Carlos Pascual será el responsable de procesar internamente las nóminas.
• ASPASA: Paula Olga será la responsable de generar y enviar las nóminas.

Notas

Re: Nóminas Febrero 2025

@Paula, disculpa que están siendo unas semanas muy complicadas de trabajo y nos está costando llevarlo todo al día. Te agradecemos estos recordatorios y me disculpo en nombre de todos de nuevo.

Mis comentarios y reflexiones.

• @Rodrigo, cuando he ido a revisar no he encontrado los documentos de nóminas en la carpeta de Documents.
• • Antes de hacer pagos o gestiones relacionadas con impuestos o nóminas tenemos que archivar en Documents para tener un control.
  • En concreto hay que subir los ficheros (REMESA, XML y NOMINAS) a Odoo a la carpeta RRHH/NOMINA y etiquetarlo. 
  • Si lo puedes hacer tu (@Rodrigo) te lo agradezco. Mi idea es que esto lo haga quien gestione la nómina (administrativo) pero, de momento, creo que es bueno que conozcas el proceso y como tagguearlo. Antes lo subía Paula enviando un email y yo lo etiquetaba pero quité el acceso directo de subida de ficheros por el problema de seguridad que tuvimos. Más adelante lo retomamos…
• @Paula, entiendo que deberíamos de haber abonado varios finiquitos y no hemos hecho.
• • ¿Entiendo que es el finiquito de Jose y Pablo? He tratado de localizar el email pero no lo encuentro. ¿Con Yamil lo tenemos bien?
  • @Paula, si me puedes enviar en este email la remesa y pdf de los finiquitos con la información de la terminación de estos contratos te lo agradezco. Con eso lo archivo y me aseguro que lo tengáis bien.
  • ¿Tenemos que firmar contratos nuevos?
• @Paula, entiendo que en la nómina de este mes hemos pagado a Jose unos días de más. Ya nos dirás como debemos de arreglarlo o si debemos de pedirle a él que nos devuelva una cantidad. No hay problema con esto.
• @Rodrigo, visto la carga que tenemos en términos de gestión, y lo que mareamos a Paula, creo que debemos de simplificar:
• • Plantearnos el pasar a un modelo de incentivos semestral en lugar de trimestral.
  • Si queremos ir adelantando los incentivos podemos poner un concepto fijo en nómina (10 % del bruto) y luego regularizar a los 6 meses.
  • El objetivo es tener una nómina estándar que Paula pueda copiar y pegar. El estar todos los meses calculando es un problema.
  • Creo que es injusto tambien por nuestra parte el complicar el proceso tanto. Al final la cuota de nóminas que nos factura ASPASA es pequeña y solo, con todos estos cálculos, seguro que nos comemos su margen. @Paula, si tuvieseis que subirnos la cuota por favor no dudéis en decirnos.
• En mi tejado está también pendiente el enviar el certificado de retenciones a todos los empleados. Lo tengo apuntado.

En resumen y siempre que os parezca bien:

• Necesito dejar todo esto claro y os agradecería que todos los ficheros relevantes de los último mes y medio (Yamil, Jose, Pablo) y cualquier otra cosa que haya cambiado me los envíes aquí para documentarlo y validar que está correctamente sincronizado en nuestros sistemas. Yo me encargo de esto.
• @Rodrigo sube ficheros de esta nómina, remesa y xml a Odoo.
• Vamos a dejar la nómina fija de momento de acuerdo a unos criterios y acordamos la directriz de que si no hemos dicho nada el día 25 del mes las nóminas salen como estén iguales al mes pasado.
• Para fijar esas nóminas calculamos incentivo del 10% fijo y complemento de responsabilidad también fijo. Yo me encargo de fijar esto y dejarlo fijo.
• Lo único que comunicamos con tiempo es la potencial subida salarial.

@Paula, no se si Rodrigo te lo ha contado pero te comparto dos temas que creo que es importante que tengas el contexto. 

• Incentivo Jesús: [CONFIDENCIAL]
• Subida salarial: Tenemos toda nuestra pirámide salarial indexada al SMI. La subida nos ha afectado mucho este año. No tenemos claro todavía el criterio pero tenemos que decidir más adelante si debemos de acompasar las subidas con la Inflación o el SMI. @Rodrigo, verás que en muchos documentos tengo puesto SME. Esto es un error por mi parte de terminología…

Este documento describe el proceso para realizar pagos a los trabajadores a través del banco. Los dos tipos de pagos que se manejan son:

1. **NOMINA:** El pago regular a los empleados por sus servicios mensuales.

2. **ANTICIPO:** Pagos adelantados de salarios que deben ser deducidos posteriormente de la nómina.

Pasos para Realizar Pagos

 1. NOMINA

Para procesar un pago de nómina, sigue estos pasos:

1. Verifica la lista de empleados elegibles para recibir su salario regular.

2. Accede a la plataforma bancaria en línea (Santander)

3. Selecciona la opción de "transferencias¨.

4. Completa los detalles de la transacción, incluyendo el monto y la lista de beneficiarios.

5. En la descripción del pago, asegúrate de indicar claramente "NOMINA" para identificar el propósito del pago.

6. Revisa y confirma la transacción.

7. Asegúrate de dar a la opción de firmar luego.

8. Avisar a Carlos para que proceda a la revisión y firma.

2. ANTICIPO

Para procesar un anticipo de salario, sigue estos pasos:

1. Identifica a los empleados que solicitaron un anticipo de salario y verifícalo con el departamento de recursos humanos.

2. Accede a la plataforma bancaria en línea (Santander)

3. Selecciona la opción de "Realizar transferencia".

4. Completa los detalles de la transacción, incluyendo el monto y el nombre del beneficiario (empleado).

5. En la descripción del pago, asegúrate de indicar claramente "ANTICIPO" para identificar el propósito del pago.

6. Revisa y confirma la transacción.

7. Asegúrate de mantener un registro de todas las transacciones de anticipos de salario para futuras referencias.

8. Avisar a los contables de la operación realizada. 

 Nota aclaratoria: Razones para no utilizar tildes en los conceptos y escribir motivos en mayúsculas

1. Evitar Problemas de Codificación:

 La decisión de no utilizar tildes en los conceptos de las facturas se debe a la necesidad de evitar problemas de codificación cuando se exporta la información. Algunos sistemas o procesos de exportación de datos pueden no ser compatibles con caracteres especiales, como las letras acentuadas o tildes (á, é, í, ó, ú), lo que podría resultar en fallos o errores en la exportación de datos. Al mantener los conceptos sin tildes, se reduce la posibilidad de problemas relacionados con la codificación de caracteres y se asegura una exportación de datos más fluida y confiable.

2. Facilitar la Búsqueda y Clasificación:

La elección de escribir los motivos en mayúsculas tiene como objetivo facilitar la búsqueda y clasificación de los pagos de nómina u otros registros cuando se exporta la información. Las letras mayúsculas son más distintivas y uniformes que las minúsculas y ayudan a que los registros sean más fáciles de identificar en un conjunto de datos extenso. Cuando los motivos están escritos en mayúsculas, es más sencillo realizar búsquedas específicas y realizar análisis de datos, ya que no es necesario preocuparse por las variaciones en la capitalización.

Procedimiento de Pago a Trabajadores en Odoo

Para realizar pagos de nóminas en Odoo, debemos realizar pagos desde Contabilidad: 

• Contabilidad
• Proveedores
• Pagos 
• Crear un nuevo pago
• Circular: NOMINA 2024 02

La incidencia que surge ahora es que los empleados no aparecen como proveedores.